从财务会计的角度来看,每个建设项目基本上都是整个公司会计结构中的一个独立实体。简单地说,每个项目就像一个独立的公司,有自己的会计设置和需求。在一个以前的文章,我谈到了评估项目成本的关键因素。但是,让自己对建设项目进行高效和有效的评估只是管理项目财务的第一步。在这里,我将解释我的公司如何组织和跟踪支出,并做出必要的调整,以保持项目和公司的财务健康,同时保持高质量的构建。
在施工前把东西整理好
预施工,即从签署建造协议到现场工作开始的一段时间,有许多建立在评估基础上的重要步骤。在这个阶段,包含在估算中的信息被转移到公司的会计软件和公司的项目管理软件。对于一些公司来说,这些系统是相同的。在TDS我们使用QuickBooks时间卡片,会计,和客户发票,以及Buildertrend用于项目管理。Buildertrend是一个基于云的施工管理平台,它为我们提供了一个存储项目文件(施工图纸、规范、估算、贸易伙伴建议等)的单一场所,管理客户和贸易伙伴的沟通,并管理项目结束任务,如打卡清单和保修。
我的评估表格有几个由一般估算摘要填充的摘要选项卡。每个标签都有一个专门的用途。例如,有一个选项卡允许将估算的成本代码分解导入QuickBooks和Buildertrend。付款时间表、木工材料起飞、建筑许可成本和透明预算的客户摘要是由主估算电子表格创建的其他专门摘要。这使我能够通过链接电子表格选项卡来最大限度地利用我的估计输入,这些选项卡可以向前携带数据并重新组织数据,从而节省我自己和TDS制作团队的时间。
生成有用的报告
通过在QuickBooks中设置项目预算和我们的制作团队的时间卡信息同步,我们的簿记员可以为团队提供许多表明项目财务状况的报告。从估计到实际的报告在整个工作过程中使用,用于跟踪自我执行的劳动、材料采购和贸易伙伴的账单与估计的情况。随着项目的进行,每个项目的估算-实际报告将用于填充在制品报告(WIP)。
我们的在制品是在每月所有的收据、发票和考勤卡处理完毕后执行的。这使团队可以查看显示项目整体财务健康状况的几个关键绩效指标。使用估计值中的销售价格和生产成本数字,然后添加已处理的变更订单以生成基线,然后WIP报告将以商品成本(人工、材料和贸易伙伴)形式支付的所有款项应用到基线。
使用报告进行调整
使用这些数据以及当前的估算-实际报告以及与任何超支、不足或在主木匠或项目经理提供的估算期间遗漏的项目相关的信息,我们对估计的成本-完成列进行手动调整,使我们在完成时对我们的工作成本和估计的最终毛利率进行最佳估计。低于预算的GP称为滑移,高于预算的GP称为抓地力。关于WIP的下一列都直接处理账单少/多的问题。大多数总承包公司都希望在所有项目上保持所谓的“超额收费”。这意味着项目是用客户的钱而不是公司的钱或信用来资助的。虽然对客户来说不是相关的信息,但让经理了解公司的整体现金流以及单个项目对现金流的影响是很重要的。
每个项目的成功财务管理对建筑公司的长期生存至关重要。虽然很容易走进工地,检查墙上的铅垂线或人字扣是否松紧,但如果没有正确的工具来查看项目数据,项目的财务状况似乎是不透明的。以评估为基础,任何规模的公司都可以使用簿记和项目管理软件来编制详细的报告,公司领导层需要这些报告在当前做出合理的决策,这将有助于维护公司的未来。
有关的故事